Aandachtspunten en handige tips

Een aanvraag indienen bij Creative Europe vraagt om een goede voorbereiding. Hieronder staan een aantal aandachtpunten en handige tips.

Lees de documenten (en snap wat er wordt gevraagd)

• Lees de Richtlijnen (Guidelines) aandachtig waarin de deelnamevoorwaarden en handige checklist voor verplichte bijlagen vermeld staan. Gebruik de checklist op de laatste pagina om na te gaan of je al de gevraagde documenten voor je aanvraag hebt.
• De Gebruikersgids (User Guide) helpt je stap voor stap door de aanvraagprocedure heen.

Maak heldere afspraken met partners

• De Mandaatsbrief (Mandate Letter) wordt door elke partnerorganisatie apart ingevuld. Hiermee erkent elke organisatie haar deelname en de leiderschapsstatus van de projectleider. Hiervoor bestaat een sjabloon dat je kunt downloaden.
• De projectsamenvatting in de eForm geeft de evaluatoren een eerste impressie van het project. Zorg dus voor een helder, krachtig, gestructureerd beeld van het project om de juryleden meteen te overtuigen.

De goede samenwerkingsovereenkomst (Cooperation Agreement) geeft houvast over:

• alle rechten en plichten van de samenwerkende partners omschreven. Het vormt de juridische basis voor de samenwerking. Alle partners dienen dit document samen op te stellen, goed te keuren en te ondertekenen alvorens het mee te sturen bij de aanvraag.
• ​De gedetailleerde projectomschrijving kan als leidraad dienen en volgende items kunnen best in deze overeenkomst omschreven worden:
• de operationele rol en de verantwoordelijkheden van elke partner in het project
• de financiële en administratieve rechten en plichten (bezorgen van facturen en onkostennota’s aan de projectleider, tussentijdse rapportering)
• de verdeling van de EU-subsidie (prefinanciering of afrekening na voorleggen van factuur)
• een noodscenario, in geval van financiële tegenslag. Denk hierbij aan vertrek van een partnerorganisatie, wandaden waarbij de financiële bijdrage van de partners niet tegemoet komen aan de beloofde bedragen, of wanneer de partners elk een beetje meer moeten bijdragen om het project te laten doorgaan binnen het budget, of in geval van onderbesteding als je te veel inkomsten krijgt, of de projectbegroting wordt verkleind (Voorkom dit, maar neem zeker contact op met het agentschap EACEA mocht dit het geval zijn).
• vertrouwelijkheid
• conflictresolutie
• communicatie (taal, periodiciteit)

Voor de samenwerkingsovereenkomst bestaat geen officieel sjabloon. Wie een voorbeeld of advies nodig heeft kan natuurlijk contact opnemen met de Creative Europe Desk

Maak een heldere begroting en afspraken over de kostenrapportage

• zorg voor een duidelijk verband tussen de bedragen en de activiteiten in de eForm en het budgetformulier.
• ga voorzichtig om met de kosten die gemaakt worden in en door derde (niet aan Creative Europe deelnemende) landen. Deze kosten kunnen maximaal 30% van het totale projectbudget bedragen en moeten opgenomen worden in de boekhouding van een volwaardige projectpartner.
• Bijdragen in natura kunnen niet opgenomen worden in de begroting, met uitzondering van de gedocumenteerde werkuren (tijdschema’s, gewijzigde functiebeschrijvingen etc.) voor projectcoördinatie en/of artistieke, technische, specialistische inbreng. Alle projectinkomsten en kosten moeten worden vastgelegd in een boekhoudsysteem met relevante facturen of bewijzen. Partners kunnen uiteraard het gebruik van hun ruimte en vrijwilligers voorzien. Deze donaties in natura tonen het engagement van de partners en versterken het project.
• De kosten voor de officiële 'Kick Off Meeting in Brussel’, georganiseerd door EACEA voor de geselecteerde projecten, moeten ook begroot worden als kost en activiteit van jouw project. De 'kick-off meeting' vindt meestal plaats in het najaar, wanneer EACEA een vergadering organiseert met alle projectleiders (maximaal twee personen per project). Deze vergadering is een uitstekende kans om je contactpersoon bij EACEA te ontmoeten en te netwerken met andere projectleiders.
• Reken voldoende tijd voor de voorbereiding en rapportage binnen de toegestane projectperiode van maximum 48 maanden

Vergroot je kansen om geselecteerd te worden

• het projectvoorstel (en hoofdactiviteiten) straalt een duidelijke keuze uit voor één van de drie prioriteiten van het Creative Europe programma (transnationale mobiliteit, publieksontwikkeling en capaciteitsopbouw)
• Wanneer samengewerkt wordt met landen buiten de EU en de Economische Vrijhandelszone (EFTA), beschrijf dan duidelijk de diplomatieke rol van cultuur in uw project, in lijn met het concept van de EU-Agenda voor Cultuur 2007 ). Bekijk ook het Actueel overzicht van de deelnemende landen.
• voeg een een beknopte vertaling in het Engels, Frans of Duits van de statuten en van het activiteitenoverzicht van de afgelopen twee werkjaren van elke deelnemende organisatie bij uw aanvraag
• ga er van uit dat juryleden niet bekend zijn met uw organisatie en eerdere projecten, dus licht ze toe indien u er naar verwijst in de aanvraag (dit geldt ook voor gewonnen prijzen ed)
• gebruik bij voorkeur het Europees CV-standaarddocument voor het curriculum vitae van de artistiek verantwoordelijke van elke partnerorganisatie